○鳥取看護大学・鳥取短期大学文書規程
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、学校法人藤田学院が設置する鳥取看護大学および鳥取短期大学(以下「大学」という。)における文書の適正かつ敏速な処理について必要な事項を定める。
(文書の定義及び区分)
第2条 文書とは、業務上必要なすべての書類及び記録をいい、区分は次のとおりとする。
(1) 学内文書
(2) 学外文書
2 文書の取扱いに必要な簿冊は、次のとおりとする。
(1) 文書受付簿 | ||
文書原簿 | ||
(2) 文書発送簿 | ||
(文書取扱者)
第3条 大学関係、来簡公文書の受付、発送は、一括して総務課において行う。
第2章 文書の収受及び処理
(到着文書の収受)
第4条 到着した文書(小包、図書、新聞、雑誌等を含む。)は、総務課において収受する。
ただし、次の文書は、直接主管課において収受することができる。
(1) 職員から提出する休暇その他願届書類
(2) 教育職員から提出する教育関係書類
(3) 学生から提出する願届書類
(4) 入学志願者から提出する手続き書類
(5) 会計に関する請求書、納品書、領収書、見積書
(6) 就職に関連する書類
(7) 図書、雑誌、印刷物の類
(8) その他軽易な書類
2 法人、大学、理事長、学長宛の文書は、総務課において収受し、内容に応じて主管課に配付する。
(収受文書の処理)
第5条 収受した文書は、次により処理する。
(1) 次に掲げる文書は、収受年月日、受信年月日及び受信番号を文書原簿に所定の事項を登載し、総務課長を経て課長、部長、事務局長、学長及び理事長の閲覧に供し、主管課に配付する。
ア 官庁の訓令、通達、指令、照会等
イ その他重要と認められる文書
ウ 学長又は理事長が指示したもの
(2) 親展文書(電報を含む。)は、そのまま名宛人に配付する。
(3) 個人宛特殊郵便物(書留等)その他個人宛郵便物はその名宛人に直接配付する。
(文書の回覧)
第6条 各課主管者において文書の交付を受けたときは、主管課長の閲覧指示を受けた後起案決裁を受け施行する。
第3章 文書の起案及び合議
(文書の起案)
第7条 文書の起案は、次の要領による。
(1) 稟議事項については別に定める稟議規程により手続を行う。
(2) 文書の内容によっては稟議にかえて伺書で起案することができる。
(3) 他の部課等に関係ある場合は当該部署と合議する。
(4) 起案事項に関係ある事項はもれなく必要資料を添付し、始終の経緯を明瞭にする。
(5) 簡易の文書と思料されるものは、学長(理事長)の決裁にかえて事務局長の判断により行うことができる。
(発信文書)
第8条 発信文書は、学長名、理事長名をもってしなければならない。ただし、軽易の程度により事務局長名、学部長名、部長名、課長名をもってすることができる。
2 発信文書は、文書原簿に次の事項を記載する。
(1) 発信番号
(2) 発信年月日
(3) 発信者名
(4) 件名
(5) 取扱者名
3 発信番号は、毎年4月1日に始まり、翌年3月末日に終わる。
(文書の公印)
第9条 発信文書は、文書の種類によって公印及び契印を押印する。
2 公印は、学校法人印、大学印、理事長印、学長印及び事務局長印とする。
(公印の管理)
第10条 公印の管理責任者は、事務局長とする。
(公印の押捺)
第11条 公印の押捺をうける際は、押捺依頼票に各担当責任者の承認印押捺の上、事務局長あてに提出する。
第4章 文書の発送
(文書の発信)
第12条 決裁を終えた文書で発送を要するものは、総務課にて所定の文書原簿に必要な事項を記入し、主管課に返戻する。
第5章 文書の整理及び保存
(文書の保管、保存)
第13条 完結した文書は、総務課において完結順に類別区分し、文書保存期間を明示し、文書保存台帳に索引表をつけ、編さんのうえ保存する。
(文書の廃棄)
第15条 保存期間が経過した文書は廃棄処分する。
(改廃)
第16条 この規程の改廃は、規定管理規程の定めによる。
附則
この規程は、昭和50年4月1日から施行する。
この規程は、平成11年4月1日から施行する。
この規程は、平成27年4月1日から施行する。
別表第1
保存文書類別基準表
第1類(永久保存)
規程、規則等の制定、改廃に関する文書及び例規となる文書
官公庁からの認、許可書、通達及びこれに関する往復文書のうち重要な文書
理事会、評議員会、教授会その他重要な会議及び委員会に関する記録
学部及び学科、専攻等の新、増設並びに廃止に関する文書
稟議に関する文書
人事に関する重要な文書
予算、決算及び経理に関する重要な文書
学籍簿、成績原簿等学籍及び成績に関する重要な文書
単位認定に関する文書
国庫助成に関する重要な文書
日本私立学校振興・共済事業団に関する重要な文書
私立大学退職金財団に関する重要な文書
保健管理に関する重要な文書
図書に関する重要な文書
効力の永続する文書及び歴史的な重要な文書
その他永久保存の必要があると認められる文書
第2類(10年保存)
文書原簿、文書整理簿等重要な文書
報告、届出及び調査等で重要な文書
経理に関する文書
土地、建物等に関する文書
奨学金等に関する重要な文書
その他10年間保存の必要があると認められる文書
第3類(5年保存)
5年間保存の必要があると認められる文書
第4類(3年保存)
3年間保存の必要があると認められる文書
別表第2
保存文書分類表
分類番号 | 事項名 | 備考 |
01 | 法人関係 | |
02 | 総務 〃 | |
03 | 会計 〃 | |
04 | 管財 〃 | |
05 | 教務 〃 | |
06 | 学生 〃 | |
07 | 厚生 〃 | |
08 | 就職 〃 | |
09 | 図書 〃 |
保存文書の類別区分表
分類番号 | 文書名 | 類別区分 | 備考 |
01 | |||
法人 | 規定文書 | 1 | 規程、細則、基準、通達 |
認可に関する文書 | 1 | 大学設置認可書類、寄附行為認可書類、各種認可書 | |
人事に関する文書 | 1 | 人事に関する記録、発令簿、履歴書、教職員名簿、戸籍謄本 | |
土地、建物その他取得に関する文書 | 1 | 不動産取得関係書類、登記書類、契約書、権利証 | |
固定資産台帳 | 1 | 土地、建物 | |
理事会に関する文書 | 1 | 理事会議事録、役員名簿 | |
法人に関する文書 | 1 | 陳情、要望、諸契約、寄贈者簿、沿革史等 | |
稟議(正本) | 1 | ||
自動車台帳 | 2 | ||
押捺依頼票 | 3 | 法人印、理事長印、学長印、事務局長印 | |
大学食堂に関する文書 | 3 | ||
儀式に関する文書 | 3 | 入学式、卒業式等 | |
大学協議会に関する文書 | 4 | ||
部課長会議に関する文書 | 4 | ||
交通に関する文書 | 4 | ||
出勤簿 | 4 | ||
出張命令簿 | 4 | ||
超過勤務命令簿 | 4 | ||
休暇簿 | 4 | ||
日直簿 | 4 | ||
雑件文書 | 4 | ||
02 | |||
総務 | 規定文書 | 1 | 規程、細則、基準、通達 |
人事に関する文書 | 1 | 非常勤辞令簿、資格審査記録簿、講師委嘱綴、講師派遣綴等 | |
学生原簿 | 1 | ||
卒業生台帳 | 1 | ||
学生定員、学則変更に関する文書 | 1 | 学生定員変更届出書、学則変更届出書 | |
助成金に関する文書 | 1 | 日本私立学校振興・共済事業団経常費補助金に関する書類 | |
共済組合に関する文書 | 1 | 日本私立学校振興・共済事業団共済に関する書類 | |
労働保険に関する文書 | 1 | 雇用保険、労働保険に関する書類 | |
退職金に関する文書 | 1 | 私立大学退職金財団に関する書類 | |
各種統計に関する文書 | 2 | ||
押捺依頼票 | 3 | 学校法人印、理事長印、学長印、事務局長印 | |
各種証明書 | 4 | 卒業証明書発行台帳 | |
文書原簿 | 4 | ||
料金後納郵便物差出書 | 4 | ||
雑件文書 | 4 | ||
03 | |||
会計 | 規定文書 | 1 | 規程、細則、基準、通達 |
給与等に関する文書 | 2 | 源泉徴収税に関する書類、給与等に関する書類 | |
大学の経理に関する文書 | 2 | 法人、大学の支払等に関する書類等 | |
予算、決算に関する文書 | 1 | 決算、予算編成等に関する書類 | |
学費等に関する文書 | 2 | 学生納付金受付書綴等 | |
雑件文書 | 4 | ||
04 | |||
管財 | 規定文書 | 1 | 規程、細則、基準、通達 |
固定資産償却台帳 | 1 | ||
器具、機械保存に関する台帳 | 1 | ||
ボイラー及び危険物に関する文書 | 2 | ||
電話、施設維持及び修繕に関する文書 | 4 | 浄化槽、貯水槽、電気設備等の書類 | |
防火管理に関する企画、立案に関する文書 | 4 | ||
自衛消防に関する文書 | 4 | ||
05 | |||
教務 | 規定文書 | 1 | 規程、細則、基準、通達 |
成績原簿 | 1 | 成績台帳 | |
教務関係会議議事録 | 1 | 教授会、教務委員会、学生委員会、学術委員会に関する書類 | |
学科課程及び授業編成実施に関する文書 | 2 | 学科教育課程等に関する書類、シラバス、時間割表 | |
試験に関する文書 | 3 | 学内試験に関する書類(追再試)、成績の採点表 | |
各種証明書に関する文書 | 3 | 在籍、学生証交付等各種証明書発行台帳 | |
各種証明書台帳 | 1 | 教員免許状台帳、保育士資格証明書台帳、栄養課程履修証明書台帳 | |
各種実習に関する文書 | 3 | 各種実習綴 | |
教員の願届等に関する文書 | 3 | 教員出張欠勤休暇等願届書類 | |
教務関係通達に関する文書 | 3 | ||
(入試) | 入試に関する文書 | 3 | 入学願書、入学志願者台帳 |
入学者高校調査に関する文書 | 3 | 調査書、推薦書 | |
入学試験及び成績に関する文書 | 2 | 入学志願者成績表、入学試験問題等に関する書類 | |
入学手続に関する文書 | 2 | 誓約書、住民票、卒業証明書(高校) | |
入試関係会議議事録 | 2 | 入学者選考委員会等に関する書類 | |
06 | |||
学生 | 規定文書 | 1 | 規程、細則、基準、通達 |
学生便覧 | 2 | ||
学生関係に関する文書 | 4 | ||
留学生に関する文書 | 4 | 国際交流委員会に関する書類等も含む。 | |
各種研修に関する文書 | 4 | ||
学籍に関する文書 | 4 | ||
学生名簿 | 4 | ||
学寮に関する文書 | 4 | 寮則、寮運営委員会に関する書類 | |
寮生名簿 | 4 | ||
学生通達に関する文書 | 4 | ||
各種願届書に関する文書 | 4 | 住所変更、公欠(忌引長欠)届、身上変更等 | |
後援会に関する文書 | 4 | 後援会会費出納簿 | |
同窓会に関する文書 | 4 | ||
(学友会) | 学友会金銭出納簿 | 2 | |
学友会に関する文書 | 4 | ||
学友会各種願届及び各種申請に関する文書 | 4 | 学外団体加入願、合宿・遠征願、学外者招へい許可願、団体設立許可願、課外活動許可願、集会・行事許可申請、部(同好会)員登録、印刷物 | |
07 | |||
厚生 | 規定文書 | 1 | 規程、細則、基準、通達 |
厚生関係に関する文書 | 3 | 通達、報告書類 | |
健康管理に関する文書 | 3 | 健康診断関係書類、健康診断票、健康管理関係書類、保健委員会に関する書類 | |
結核予防費補助費に関する文書 | 3 | ||
学割に関する文書 | 3 | 通学証明書下付願台帳、旅客運賃割引交付台帳、学割証出納簿 | |
学生のアルバイト及び下宿に関する文書 | 4 | ||
雑件文書 | 4 | ||
(育英会) | 日本学生支援機構奨学金支給等に関する文書 | 4 | 日本学生支援機構奨学金送金通知書綴、日本学生支援機構奨学金残高報告書綴 |
藤田教育振興基金(奨学金)に関する文書 | 4 | 奨学生委員会に関する書類 | |
中部ふるさと奨学金に関する文書 | 4 | ||
倉吉地区ロータリークラブ教育振興基金に関する文書 | 4 | ||
鳥取県介護福祉士修学資金支給に関する文書 | 4 | 岡山県・兵庫県・愛媛県等を含む | |
島根県育英会奨学金支給に関する文書 | 4 | ||
朝鮮奨学会に関する文書 | 4 | ||
交通遺児育英会に関する文書 | 4 | ||
08 | |||
就職 | 学生の就職指導及び斡旋に関する文書 | 1 | |
就職指導委員会に関する文書 | 1 | 委員会記録綴 | |
就職に関する文書 | 4 | ||
09 | |||
図書 | 図書原簿 | 1 | 洋書、和書 |
図書目録 | 1 | ||
寄贈図書簿 | 1 | ||
図書に関する文書 | 4 | ||
図書の予算に関する文書 | 4 | 図書館委員会に関する書類 |
別記様式 略