○文書取扱規程

第1章 総則

(文書取扱いの原則)

第1条 この要項は、認定こども園鳥取短期大学附属こども園における文書の適正かつ敏速な処理を図るため必要な事項を定め、文書の取扱は、すべてこの要項による。

(文書の定義及び区分)

第2条 文書とは、業務上必要なすべての書類及び記録をいい、文書の取扱いに必要な簿冊は、次のとおりとする。

(1) 文書受付簿

(2) 文書発送簿

(文書取扱者)

第3条 来かん文書の受付、発送は、一括して事務職員で行う。

第2章 文書の収受及び処理

(到着文書の収受)

第4条 到着した文書(小包、図書、新聞、雑誌等を含む)は、事務職員において収受する。

(1) 職員から提出する休暇その他願届書類

(2) 教育職員から提出する教育関係書類

(3) 保護者から提出願届書類

(4) 入園希望の保護者から提出する手続き書類

(5) 会計に関する請求書、納品書、領収書、見積書

(6) 図書、雑誌、印刷物の類

(7) その他軽易な書類

(収受文書の処理)

第5条 収受した文書は、次により処理する。

(1) 次に掲げる文書は、収受年月日、受信年月日及び受信番号を文書原簿に所定事項を搭載し、園長、副園長、主幹教諭の閲覧に供し、担当職員に配布する。

 官庁の訓令、通達、指令、照会等

 その他重要と認められる文書

(2) 親展文書(電報を含む)は、そのまま名宛人に配布する。

(3) 個人宛特殊郵便物(書類等)は、郵便受付簿に記入し名宛人に、その他個人宛郵便物はその名宛人に直接配布する。

(文書の回覧)

第6条 園長は、文書閲覧後、文書内容に関係する分掌職員に回覧を指示し、全職員が周知徹底を要する文書については印刷配布する。

第3章 文書の起案及び合議

(文書の起案)

第7条 文書の起案は、担当職員が行う。

(1) 文書の内容によって直属の上司に協議を必要とするものは、協議し、その指示により起案する。

(2) 他の分掌の係等に関係ある場合は合議する。

(発信文書)

第8条 発信文書は、園長名、理事長名をもってしなければならない。ただし、軽易なものはこども園名をもってすることができる。なお、発信文書は、次の事項を記載する。

(1) 発信番号

(2) 発信年月日

(3) 発信者名

(4) 件名

2 発信番号は、年度4月1日に始まり、翌年3月末日に終わる。

(文書の公印)

第9条 発信文書は、文書の種類によって公印を押印する。

2 公印は、学校法人理事長印、園長印、銀行印、こども園印とする。

(公印の管理)

第10条 公印の管理責任者は園長とする。ただし、必要に応じて事務職員に捺印を委譲することができる。

第4章 文書の発送

(文書の発信)

第12条 決裁を終えた文書で発送を要するものは、原議とともに事務職員に回付する。

2 事務職員は、所定の文書原簿に必要な事項を記入し、園長が原議に契印した後、所定の印章を押印し文書発送簿に綴る。

第5章 文書の整理保存

(文書の保管、保存)

第13条 文書は、別表第1による保存文書別基準表によって保存する。

(文書の廃棄)

第14条 文書で保存期間が経過したものは廃棄処分する。

附 則

この規程は、平成7年4月1日から施行する。

この規程は、平成23年4月1日から施行する。

この規程は、平成27年4月1日から施行する。

この規程は、平成28年4月1日から施行する。

別表1

保存文書類別基準表

第1類 永久保存

(1) 幼稚園沿革史及び幼稚園の設置に関する記録

(2) こども園沿革史及びこども園の設置に関する記録

(3) 修了証書授与台帳

(4) 旧職員履歴書

第2類 20年保存

(1) 指導要録及び園児転出入簿

(2) 幼稚園関係諸規則

(3) こども園関係諸規則

(4) 備品台帳

(5) 寄付台帳

(6) その他必要と認めたもの

第3類 5年間保存

(1) 幼稚園日誌

(2) こども園日誌

(3) 出勤簿

(4) 園児出席簿及び健康診断表

(5) 重要な公文書綴

(6) 統計表(指定統計及び基本調査に基づく資料等を含む)

(7) 教育課程等に関する書類綴

(8) 職員の出張命令簿、休暇承認簿及び諸願届書類

(9) 就学時健康診断

(10) その他必要と認めたもの

第4類 3年間保存

(1) 3年間保存の必要があると認められる文書

文書取扱規程

平成7年4月1日 種別なし

(平成28年4月1日施行)