○電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法の特例に関する法律第7条に定められた電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存義務を履行するため、学校法人藤田学院(以下、学院という)において行った電子取引の取引情報に係る電磁的記録を適正に保存するために必要な事項を定め、これに基づき保存することを目的とする。
(適用範囲)
第2条 この規程は、学院の全ての役員及び教職員に対して適用する。
(管理責任者)
第3条 この規程の管理責任者は、鳥取看護大学・鳥取短期大学総務部経理課長とする。
第2章 電子取引データの取扱い
(電子取引の範囲)
第4条 学院における電子取引の範囲は以下に掲げる取引とする。
(1) EDI取引
(2) 電子メールを利用した請求書等の授受
(3) WEBサービスを利用した請求書等の授受
(4) クラウドサービスを利用した請求書等の授受
(5) ペーパーレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用した請求書等の授受
(6) USBメモリやDVDなどの記録媒体を利用した請求書等の授受
(取引データの保存)
第5条 取引先から受領した取引関係情報及び取引相手に提供した取引関係情報のうち、第6条に定めるデータについては、メシウス株式会社製レーザー学校会計システムプラス(学外サーバ)にて10年間保存する。
(対象となるデータ)
第6条 保存する取引関係情報は以下のとおりとする。
(1) 見積依頼情報
(2) 見積回答情報
(3) 確定注文情報
(4) 注文請け情報
(5) 納品情報
(6) 支払情報
(運用体制)
第7条 保存する取引関係情報の管理責任者及び処理責任者は以下のとおりとする。
(1) 管理責任者 鳥取看護大学・鳥取短期大学総務部経理課 課長
(2) 処理責任者 鳥取看護大学・鳥取短期大学総務部経理課 担当者
(3) 処理責任者 鳥取看護大学事務室 総務係 担当者
(4) 処理責任者 鳥取短期大学附属こども園 事務担当者
(訂正削除の原則禁止)
第8条 保存する取引関係情報の内容について、訂正及び削除をすることは原則禁止とする。
(訂正削除を行う場合)
第9条 業務処理上やむを得ない理由によって保存する取引関係情報を訂正又は削除する場合は、処理責任者は「取引情報訂正・削除申請書」に以下の内容を記載の上、管理責任者へ提出すること。
(1) 申請日
(2) 取引伝票番号
(3) 取引件名
(4) 取引先名
(5) 訂正・削除日付
(6) 訂正・削除内容
(7) 訂正・削除理由
(8) 処理担当者名
2 管理責任者は、「取引情報訂正・削除申請書」の提出を受けた場合は、正当な理由があると認める場合のみ承認する。
3 管理責任者は、前項において承認した場合は、処理責任者に対して取引関係情報の訂正及び削除を指示する。
4 処理責任者は、取引関係情報の訂正及び削除を行った場合は、当該取引関係情報に訂正・削除履歴がある旨の情報を付すとともに「取引情報訂正・削除完了報告書」を作成し、当該報告書を管理責任者に提出する。
5 「取引情報訂正・削除申請書」及び「取引情報訂正・削除完了報告書」は、事後に訂正・削除履歴の確認作業が行えるよう整然とした形で、訂正・削除の対象となった取引データの保存期間が満了するまで保存する。
(規程の改廃)
第10条 この規程の改廃は、規定管理規程の定めによる。
附則
この規程は、令和6年1月1日から施行する。